Firmenfeier organisieren: So wird Ihre Betriebsfeier zum Erfolg

Mit einer Firmenfeier können Arbeitgeber ein kleines Zeichen setzen und ihren Mitarbeitern für ihre gute Arbeit danken. Zwar sind solche Feiern keine Pflicht, doch im Betrieb sorgen Sie so auf jeden Fall für gute Stimmung! Damit die Arbeitnehmer sich auch geschätzt fühlen, sollte in die Feier genug Planung gesteckt werden, um sie zu etwas ganz Besonderem zu machen. Mit unserem ultimativen Guide stellen Sie sicher, dass die Betriebsfeier bei Ihren Mitarbeitern gut ankommt und auf jeden Fall zum Erfolg wird!

Die perfekte Firmenfeier planen

Um eine reibungslose Firmenfeier zu organisieren, ist es ratsam, frühzeitig mit der Planung zu beginnen. Dadurch haben Sie genügend Zeit, um einen passenden Termin und eine geeignete Location zu finden. Als Termin bietet sich übrigens ein Freitag an. Bevor jedoch genauere Unternehmungen geplant werden, muss erst einmal geklärt werden, wer überhaupt eingeladen wird. Sollen neben den Mitarbeitern auch Kunden, Partner und Kinder teilnehmen? All das sollten Sie vorab besprechen.

Die Kosten: Betriebsfeier und Steuer

Um gleich alle Ausgaben im Blick zu haben, macht es Sinn, einen genauen Kostenplan anzulegen. Falls die Kosten emporzuschnellen drohen, können Sie so noch rechtzeitig irgendwo die Bremse ziehen. Die Firmenfeier kann unter bestimmten Voraussetzungen übrigens auch steuerlich abgesetzt werden.

Einladung zur Betriebsfeier

Die beste Planung nützt nichts, wenn die Kollegen dann bei der Feier nicht erscheinen können. Damit alle Mitarbeiter rechtzeitig Bescheid wissen, sollten sie also möglichst früh eingeladen werden. Kleinere Firmen können das ruhig mündlich machen, doch gerade bei größeren Unternehmen ist eine schriftliche Einladung sinnvoll, damit auch jeder Mitarbeiter erreicht wird. Am besten enthält die Einladung alle Informationen …

…zu Ort, Datum und Uhrzeit,
…zu den geplanten Programmpunkten,
…zum Dresscode,
…zum Zeitpunkt, bis zu dem zu- oder abgesagt werden soll und
…zu einem Vermerk darüber, ob Partner erwünscht sind oder nicht.

Als Faustregel gilt, dass die Einladung mindestens ein bis zwei Monate vor dem großen Event verschickt werden sollten!

Gestaltung der Firmenfeier: Ideen für Aktivitäten

Wenn sich Arbeitgeber etwas Besonderes für die Betriebsfeier einfallen lassen, sorgt das nicht nur für unvergessliche Momente, sondern stärkt auch das Betriebsklima. Den Arbeitsplatz selbst als Location zu verwenden, ist allerdings nicht unbedingt ideal. Viele Mitarbeiter wollen schlichtweg nicht auf der Arbeit feiern, da sie ohnehin schon so viel Zeit dort verbringen. Doch warum nicht ein bisschen kreativ werden? Schließlich gibt es viele verschiedene Ideen zur Gestaltung des Betriebsfests.

Essen im Restaurant

Ein schönes Essen im Restaurant geht natürlich immer. Wirklich flexibel gestaltet sich so ein Abend jedoch nicht, da meist genau die Mitarbeiter nebeneinandersitzen, die ohnehin auch während der Arbeit am meisten Kontakt haben. In dem Fall macht vielleicht eine Sitzordnung Sinn oder eine Location mit einer Bar, an der später auch mit anderen Kollegen geplaudert werden kann.

Feiern an ausgefallenen Locations

Für größere Betriebe eignet sich ein Betriebsfest an einem speziellen Ort, je nach Jahreszeit beispielsweise auch im Freien.

Ein Partyzelt macht sich hier besonders gut, da es vor Wind und Wetter schützt und einen abgeschlossenen, kompakten Raum bildet, sodass die Feier sich nicht zu sehr verläuft. Mit einem Festzelt ist man auch sehr flexibel, was den Austragungsort angeht, da es so gut wie überall aufgestellt werden kann und in unterschiedlichen Größen erhältlich ist. Besonders vorteilhaft ist, sich dafür ein Partyzelt zu kaufen, da es so auch für weitere Betriebsfeiern genutzt werden kann. (Für Zelte aus unserem Sortiment beachten Sie bitte unsere Hinweise zum Zeltaufbau.)

Sportliche Aktivitäten

Beim Betriebsfest auf sportliche Aktivitäten zu setzen kann ebenfalls eine gute Idee sein. Passend sind beispielsweise Wanderungen, Fahrradtouren, Bogenschießen oder Geocaching.

Bedenken Sie aber: Nicht alle Mitarbeiter sind gleichermaßen sportbegeistert. Allzu anspruchsvoll oder anstrengend sollte die Unternehmung also eher nicht sein.

Ausflüge

Eine großartige Idee für Firmenfeiern ist es, spaßige Ausflüge zu planen, um das Event zu einem echten Highlight zu machen. Von einem Besuch einer Brauerei oder einer kulturellen Veranstaltung über spielerische Aktivitäten wie Lasertag, Bowling oder Escape Rooms ist alles möglich, was gefällt. Gerade Teamspiele fördern die Gemeinschaft innerhalb der Firma und machen obendrein noch gute Laune.

Betriebsfeier: Ideen für die Verpflegung

Die Verpflegung ist das Herzstück einer Firmenfeier und sollte deshalb auch nicht zu knapp ausfallen. Was die Getränke betrifft, sollten Sie unbedingt darauf achten, dass es bei der Firmenfeier eine gewisse Auswahl und genug Antialkoholisches gibt. Klug ist, die Mitarbeiter bereits vorher darüber zu informieren, wie viele Getränke vom Firmenbudget übernommen werden, damit es später keinen Unmut gibt. Sie können auch Getränkebons ausgeben, um einen gewissen Überblick zu behalten.

Damit niemand auf das Essen verzichten muss, ist es sehr wichtig, dass Sie sich vorher über Unverträglichkeiten und Allergien der Kollegen erkundigen! Für die Gestaltung des Essens gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, die alle mit gewissen Vor- und Nachteilen verbunden sind.

1. Menü

Eine sehr elegante Lösung ist es, ein oder zwei bestimmte Menüs zu vereinbaren, aus denen die Mitarbeiter wählen können. So sorgen Sie dafür, dass alle in etwa gleichzeitig mit dem Essen fertig sind und die Speisen werden vom Restaurant oder Catering auch dekorativ angerichtet. Sich auf ein oder mehrere Menüs zu einigen, mit denen die meisten zufrieden sind, kann jedoch unter Umständen eine Herausforderung werden. Onlinetools wie Doodle helfen dabei, bereits vorab eine Umfrage durchzuführen. Vergessen Sie dabei aber nicht die Vegetarier und Veganer!

2. Buffet

Eine etwas flexiblere Version bietet ein Buffet, denn dabei kann jeder Mitarbeiter entscheiden, welche Speisen und Portionsgrößen er oder sie auf dem Teller platziert. Wieder sollte darauf geachtet werden, dass Vegetarier und Veganer ebenfalls auf ihre Kosten kommen. Gemeinhin gelten Buffets jedoch als etwas weniger elegant. Vor allem, wenn sich mehrere Personen zugleich bedienen gehen, kann es am Buffet unter Umständen etwas chaotischer werden.

3. Speisekarte

Selbstverständlich gibt es auch die Möglichkeit, alle Mitarbeiter im Restaurant einfach à la carte essen zu lassen. Auf diese Weise kann jeder genau das aussuchen, was ihm oder ihr am besten schmeckt. Wenn jeder etwas anderes bestellt, kann es bei den Speisen aber zu unterschiedlichen Wartezeiten kommen. Für große Feiern ist diese Lösung deshalb nicht geeignet und nur für eine Mitarbeiteranzahl von etwa 25 Personen empfehlenswert.

Firmenfeier & Programmideen: DJ oder Spiele?

Wenn die Location steht und für die Verpflegung gesorgt ist, geht es darum, Programmideen für die Firmenfeier zu sammeln. Ein DJ oder eine Band etwa sorgen für gute Stimmung und Künstler oder Artisten können ebenfalls besondere Highlights sein. Auch ein Quiz kann für die Firmenfeier eine unterhaltsame Idee sein. Wer es gerne etwas aktiver mag, kann sich Spiele für das Betriebsfest überlegen. Das ist nicht nur gut für Teambuilding, sondern kann auch lustig sein, vorausgesetzt, die Spiele sind angemessen.

Chefs, die eine Rede halten möchten, aufgepasst: Lieber auf spontane Ansprachen verzichten und die Rede gut vorbereiten. Achten Sie darauf, alle einzelnen Mitarbeiter mit einzubeziehen, damit sich niemand ausgeschlossen oder weniger wertgeschätzt fühlt!

Das richtige Outfit für die Firmenfeier

Was die beste Kleidungswahl für die Firmenfeier ist, lässt sich nicht wirklich pauschal festlegen. Denn dabei spielen sowohl die Branche des Unternehmens eine Rolle als auch die Unternehmensgröße und das Arbeitsklima. Geht es im Betrieb eher familiär zu, sieht man es nämlich in der Regel meist auch mit der Kleidung meist nicht allzu eng.

Trotzdem sollte das Outfit zum jeweiligen Anlass passen. Bei einem Essen in einem noblen Restaurant ist oft eine Abendgarderobe gefragt – also z. B. Anzüge für Männer und Cocktailkleider oder Hosenanzüge für Frauen. Bei weniger förmlichen Essen ist die Kleiderordnung nicht so streng, sollte aber trotzdem zurückhaltend und elegant sein. Wenn ein Sommerfest veranstaltet wird, kann das Outfit durchaus auch etwas legerer sein. Wichtig ist aber immer, dass es angemessen bleibt!

Um den Mitarbeitern ein bisschen zu helfen und die Unsicherheit zu nehmen, empfiehlt sich, gleich schon auf der Einladung zu vermerken, welcher Kleidungsstil erwünscht ist. Das funktioniert beispielsweise mit folgenden Formulierungen:

Dresscode Casual: legere Kleidung
Dresscode Smart Casual: etwas eleganter als casual
Dresscode Come as you are: Bürokleidung bzw. Businesskleidung
Dresscode Business Casual: Bürokleidung
Dresscode Business: seriös und elegant

Eine Firmenfeier organisieren: Überlassen Sie nichts dem Zufall

Generell gilt also: Informieren Sie Ihre Mitarbeiter rechtzeitig über die geplante Betriebsfeier. Das betrifft sowohl Termin, Programmpunkte, Essen und Getränke als auch die Wahl des Outfits. Geben Sie Ihren Angestellten zudem die Möglichkeit, im Zweifelsfall nachfragen zu können. Firmenfeiern sind schließlich eine gute Gelegenheit, um den eigenen Arbeitnehmern Wertschätzung auszusprechen und sie auf persönlicher Ebene näher kennenzulernen. Mit der richtigen Planung sorgen Sie dafür, dass die Betriebsfeier ein spaßiges Event wird, auf dem sich Ihre Mitarbeiter gut amüsieren!

Häufig gestellte Fragen zu Firmenfeiern

Wie wählt man einen geeigneten Veranstaltungsort für die Betriebsfeier aus?

Ein geeigneter Veranstaltungsort für die Firmenfeier sollte die Anzahl der erwarteten Gäste, das Budget und die Lage berücksichtigen, um eine angemessene Atmosphäre und logistische Unterstützung zu bieten.

Wie können Mitarbeiter in den Planungsprozess der Betriebsfeier einbezogen werden, um ihre Bedürfnisse und Vorlieben zu berücksichtigen?

Mitarbeiter können in den Planungsprozess einbezogen werden, indem man regelmäßiges Feedback einholt, Umfragen durchführt oder ein Planungskomitee aus Freiwilligen bildet, um ihre Bedürfnisse und Vorlieben zu verstehen und einzubeziehen.